# Commander's Intent

discuss open items pertaining to Bid Management & Sales Sopport

**Invités:** tous les membres de l'équipe
# Instances

## Meeting 2026-08-27
[[2026-08-27]]
**Agenda**
- PY- Liesbeth est responsable des presales (sous Jan Jannes) et de Sales Excellence (sous Tom Tomczac)
- Yvan: présentation des agents IA pour le screening et le lessons learned
## Meeting 2026-07-16
[[2026-07-16]]


## Meeting 2026-01-26
[[2026-01-26]]
**Agenda**
- Attention au Phising. 2 ont échoué chez nous.
- Ajout en CRM d'un contributeur: envoyer un mail générique expliquant pourquoi on ajoute la personne
- Ownership sur les offres
	- forcer la lecture des charges auprès des intervenants
	- prendre une posture de lead et non de follow
- Feedback sur les offres, je vais partager les offres gagnées, perdues pour récolter le feedback


## Meeting 2025-11-06
[[2025-11-06]]
Interaction Herstal/IO
	Mise en commun des BBB?
Cleaning des BBB
	Stratégie
	Nomenclature
Meeting Bid/SDA
Meeting Bid/TSS
Marché de Noël
Back-Up vacances
Questions ouvertes
- Futur du Bid Management Tool
- Synchronisation onedrive
Regarder le tagging "Confidential" / "Sensitive data" avec p.ex. l'IBAN de NRB

## Meeting 2025-10-16
[[2025-10-16]]
Présents: all
Agenda:: Suivi Actions Engagement Survey
Notes::
- Liste des personnes ayant reçu ma demande: all

**Samuel De Lucca**
1. SPHERE OF CONTROL : Qu’est-ce que je peux commencer à faire ou arrêter de faire pour améliorer NRB :
	- (Continuer à) mettre l’accent sur le positif dans mon quotidien au travail (pas toujours facile avec les attentes élevées de certains sur des demandes de dernières minutes hors des clous)
	- Sorry, à court d’idées : je dois repenser/réinventer mon quotidien après presque 15 ans chez NRB
2. SPHERE OF INFLUENCE : Qu’est-ce que je voudrais que mon chef commence ou arrête de faire pour améliorer NRB :
	- Partage de ton expérience et de tes connaissances sur certaines techno, utilisation de certains outils, bonnes pratiques, points d’attention sur les différents types d’offres (ex. Infra : contrôle DT avec charge PM adéquate/ SDM Run etc..)
	- Renforcer la clarté du RACI de tous les intervenants dans le processus BID
	- Continuer à gérer et escaler les insuffisances de certains, ne pas hésiter à prendre des décisions fortes
	- Organiser des rencontres d’équipes à équipes périodiques (avec SDA/TSS, KAM, Marketing, …) pour améliorer les synergies, mieux comprendre les attentes et contraintes de chacun pour mieux les intégrer tous ensemble dans nos process
	- 1x Team building/an pour casser les silos qui se forment avec le télétravail, les occupations/dossiers sur lesquels chacun est occupé : 1x but sérieux via exercice de groupes ? + un peu de fun ensuite si possible ? 😉
	- 1x repas au boulot/mois en auberge espagnole ou on commande pour tous dans la bid room pour favoriser les discussions informelles sur le boulot ? avec ceux qui veulent de notre équipe : casser la routine et le fun me fait personnellement plus envie de venir au boulot

3. SPHERE OF CONCERN : Qu’est-ce que je voudrais que mon exec commence ou arrête de faire pour améliorer NRB
	- Nous impliquer lors de Sales Meeting pour présentation produits aux KAM + état du marché + stresspoints interne au Delivery + … ? (1x tous les quarters 1-2h ou tous les 6 mois 2-3h max ?)
	- Nous impliquer dans les décisions nous impactant :
		- update de nouveaux features CRM + résolutions problématiques : on continue à apprendre certaines choses dans le couloir
		- présentation/rencontre des nouveaux KAM : personne n’est venu me présenter Ariane et Melody p. ex. (il est vrai que je ne suis pas tous les jours non plus à Herstal mais 2/3j quand même et on ne voit que rarement les vendeurs)
		- quid des comptes de Clément et Pana distribués à Ariane et Melody : aucune info ?
		- problématique des changements continuels dans l’organisation : où trouver sur l’intranet ou de manière centralisée la liste des CFO Verticals et CDM par entité ? (ce n’est plus affiché dans l’organigramme, ni dans Teams…)
		- …etc

**Justine**
1. **SPHERE OF CONTROL :** Qu’est-ce que je peux commencer à faire ou arrêter de faire pour améliorer NRB ?
	- « Imposer »/ faire part davantage de notre réalité au g-support pour les améliorations des outils (CRM)
2. **SPHERE OF INFLUENCE** : Qu’est-ce que je voudrais que mon chef (PY pour bid & support & LMS ; Liesbeth pour PY, Géraldine et Yvan) commence ou arrête de faire pour améliorer NRB ?
	- Changement dans le CRM : On n'est pas toujours au courant des nouveautés/changements alors qu'on est parfois en 1ère ligne pour utiliser les outils ou s’adapter aux changements (ex: Pouvoir aller chercher des infos de la BCE directement via le CRM).
	- GAP entre le rôle d’un SALES dans les offres ou dans le CRM & la formation qu’ils reçoivent à leur arrivée – Ici, l’équipe bid donne une mini formation pour le process et l’utilisation du CRM mais j’ai l’impression que ce n’est pas toujours suffisant. Possibilité qu’il y ait une réelle journée de formation-apprentissage à l’arrivée d’un SALES + des formations « rappel » au bout de X temps. Mettre en place quelque chose de concret plutôt que de continuer à se plaindre que les SALES ne font « rien ». -> Je veux bien intervenir dans cette partie « formation ».
3. **SPHERE OF CONCERN** : Qu’est-ce que je voudrais que mon exec (Tom pour nous tous) commence ou arrête de faire pour améliorer NRB ?
	- Souhaiter une présence au bureau afin que SALES – PRE SALES – BID puissent collaborer en PRÉSENTIEL (au moins un jour similaire pour tous) – créer plus de liens entre les équipes.

**Gert Nevens**
1. SPHERE OF CONTROL : Qu’est-ce que je peux commencer à faire ou arrêter de faire pour améliorer NRB
	1. Partager plus les bonnes pratiques avec les collègues
	2. Aider à coacher les jeunes/nouveaux
	3. Râler un peu moins 😊
2. SPHERE OF INFLUENCE : Qu’est-ce que je voudrais que mon chef (PY pour bid &support&LMS ; Liesbeth pour PY, Géraldine et Yvan) commence ou arrête de faire pour améliorer NRB
	1. Amélioration de l’efficacité du processus bid :
		1. en détaillant plus pour chaque step le RACI avec un focus sur les responsabilités de TOUS les intervenants y inclus les sales (ex. lecture du cdc, ownership/implication de A à Z …) et presales (ex. CV, références …)
		2. en communiquant ce RACI (et ses updates) à TOUS les intervenants (y inclus les nouveaux arrivés)
		3. en « uniformisant » le service bid management (_bête_ ex. approbation des prestations CATS …)
		4. en définissant/appliquant des critères plus strictes pour la qualification d’une opportunité
	2. Création de checklists concernant les domaines Legal, Risk, Privacy … pour mieux cadrer les actions/responsabilités du bid manager dans ces domaines – il faut reconnaître que les Bid Managers sont des généralistes et pas des spécialistes dans ces domaines et il faut éviter de déplacer les responsabilités des véritables spécialistes vers des généralistes à cause d’un sous-effectif du service concerné
	3. Standardisation et amélioration des outils du Bid + formation (ex. Skills Manager, outil Marchés publics (?), ChatGPT, CoPilot  …)  
	4. Change management : après les dizaines de changements que le bid management a subi les dernières années, il serait bien de (re)confirmer la baseline actuelle de ce qu’on attend de nous et de réaligner les têtes dans la même direction (ex. à l’occasion d’un teambuilding) et de communiquer ensuite régulièrement à TOUTE l’équipe sur les changements
3. SPHERE OF CONCERN : Qu’est-ce que je voudrais que mon exec (Tom pour nous tous) commence ou arrête de faire pour améliorer NRB
	1. Communication plus régulière sur les initiatives/améliorations en cours – ex. 1/2x par an une réunion avec le département Sales complet
	2. Responsabilisation des sales à prendre un véritable ownership de leurs candidatures/offres (implication de A à Z) –  évolution positive suite à la présence d’une nouvelle vague de sales …
	3. Faire évoluer notre salesforce réactif vers un salesforce proactif
	4. Inspirer/créer une culture chez NRB ou tout le monde devient plus orienté Sales et ou on fête un peu plus les victoires 😉

**Yvan**
1. **Sphere of Control :**
	- Arrêter de dire « oui » trop vite à des demandes qui dépassent mon périmètre.
	- Partager plus systématiquement les bonnes pratiques et templates que je développe avec le reste de l’équipe.
	- Mettre davantage l’accent sur les réussites d’NRB, plutôt que de me concentrer sur ce qui ne va pas.
2. **Sphere of Influence :**
	- S’assurer, avant d’attribuer un nouveau dossier, que la personne concernée n’a pas d’autres dossiers avec des dates de soumission proches, afin d’éviter les overlaps.
	- Renforcer la clarté du processus d’offre en réinsistant auprès de toutes les parties prenantes sur une RACI clair, afin que chacun sache exactement qui fait quoi.
	- Améliorer le suivi des offres avec un fichier plus structuré. Je peux m’en charger si tu es toujours d’accord.
3. **Sphere of Concern**
	- Développer davantage les relations C-level avec nos clients stratégiques pour mieux influencer leurs décisions à l’avenir.
	- Communiquer plus régulièrement et de manière interactive sur la stratégie et les choix qui impactent directement nos activités. On pourrait, en tant qu’équipe Bid, préparer une série de questions en amont pour que Tom y réponde directement, plutôt que de passer par une présentation unidirectionnelle moins interactive.
	- Communiquer plus clairement avant de lancer de nouvelles initiatives, afin d’éviter l’effet de surprise.
	- Prendre des décisions fortes dans l’intérêt de _Client Development_, par exemple :
		- Gérer les insuffisances de performance de certains collègues
		- Mettre fin à des partenariats non fructueux
		- Soutenir commercialement les dossiers stratégiques lors des Approval Meetings Comex
	- Investir davantage dans le développement et la rétention des talents clés.

**Christian Philippe**
1. **Sphere of Control**
	1. Solution Selling
2. **Sphere of Influence**
	1. Solution Selling
3. **Sphere of Concern**
	1. Solution Selling
## Meeting 2025-08-07
[[2025-08-07]]
Présents:: l'équipe sauf les absents
Absents:: Samuel Estienne, Matteo Boscardin, Ingrid Frennet
Agenda:: revue du suivi des offres
Notes::
- None
Actions::
- [x] #task/work PY check avec Frédéric et Yves pour la création multi-année vs. 1 offre plusieurs bons de commandes ✅ 2025-09-28
Décisions::
- None

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# Metadata

Tags:: #meeting 
Hub:: [[📇 Meetings]]